การสื่อสารกลายเป็นทักษะที่สำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ เมื่อคุณอายุมากขึ้น กฎสำหรับการพูดคุยทางโทรศัพท์อาจเป็นงานที่ยากสำหรับผู้ที่ชื่นชอบการสื่อสารแบบเห็นหน้ากัน โหมดการแสดงออกที่ไม่ใช่คำพูด เช่น การเปลี่ยนแปลงในการแสดงออกทางสีหน้าหรือภาษากาย เติมช่องว่างให้อีกฝ่ายเข้าใจกันมากขึ้น เพื่อหลีกเลี่ยงความเงียบทางโทรศัพท์ คุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับการสนทนาล่วงหน้า
1. คิดถึงการสนทนาทางโทรศัพท์ล่วงหน้า หากมีเรื่องพิเศษใดที่คุณอยากจะจดบันทึกไว้ ให้จดไว้บนกระดาษและจดไว้ต่อหน้าต่อตาระหว่างคุยโทรศัพท์ คิดหาคำตอบของคู่สนทนา คิดหาทางเลือก เจาะจง นึกถึงการสนทนาเกี่ยวกับหัวข้อบางหัวข้อและระวังสิ่งที่ส่งผลต่อบุคคลที่คุณกำลังจะโทรหา
2. พูดให้ชัดเจน ใช้ประโยคสั้นๆ "ในธุรกิจ" เพื่อเริ่มการสนทนา สิ่งนี้จะทำให้คู่สนทนามีความเข้าใจทั่วไปเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการสื่อสารกับเขาและเน้นจุดประสงค์ของคุณ
3. ให้แน่ใจว่าคุณพูดและฟัง ตัวอย่างเช่น หลังจากที่คุณแสดงความคิดเห็นในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งแล้ว คุณฟังคำตอบของคู่สนทนาแล้วพูดว่า: “นี่เป็นความคิดที่น่าสนใจ ฉันมีสองความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้ อย่างแรกคือ … "หรือ" เป็นคำถามที่ดี ฉันคิดว่าโครงการนี้ควรมีสามส่วน " ตอนนี้ถึงคราวของคู่สนทนาที่จะฟังสิ่งที่คุณพูด
4. เรียกร้องการตอบสนองหากคู่สนทนาเงียบ หากคุณเพิ่งพูดเกี่ยวกับบางสิ่งและไม่ได้รับคำตอบ ให้ถามว่า: "คุณคิดอย่างไร" หรือ "คุณคิดอย่างไร" บางทีคู่สนทนาไม่รู้ว่าจะตอบอย่างไร ในกรณีนี้ คุณสามารถปรับเปลี่ยนได้โดยพูดว่า "คุณเคยเจอสถานการณ์นี้หรือไม่"
5. ฟังคำตอบของคู่สนทนา คนจะไม่อยากพูดถ้าไม่ฟัง ยืนยันสิ่งที่อีกฝ่ายพูด อดทนอย่าขัดจังหวะแม้ว่าคุณจะต้องการจริงๆ ให้ความสนใจกับคำเน้นเสียงที่ขีดเส้นใต้ในการสนทนา คำตอบ: "ใช่ ฉันเห็นด้วย" หรือ "ถูกต้อง" คำพูดเหล่านี้จะทำให้อีกฝ่ายรู้ว่าคุณได้ยินสิ่งที่เขาต้องการจะพูด